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关于2017级新生档案材料收集及归档工作的通知
时间:2017-09-01浏览次数: 作者:

各院(系):

2017级新生集中报到工作将于9月9日-10日进行。为了维护学生学籍档案的完整性,提高档案整理的效率,现将相关事宜通知如下:

一、第一阶段档案材料收集工作

(一)第一阶段档案材料收集工作主要放在迎新现场进行,由各院(系)负责。

(二)各院(系)需向新生收取三样档案材料:高中档案、团员档案(非必交材料)、两份《北京社会管理职业学院2017级新生入学登记表》(简称《新生入学登记表》)。

(三)注意事项

1.由于各地方归档要求不一样,新生上交的高中档案不尽相同,以学生上交的材料为准。

2.个别学生的团员材料有可能封存在高中档案袋里,无需取出。

3.请查看学生上交的团员材料中是否有团员证,如有请将团员证交还给学生,团员证不归档。

4.高中档案丢失或下落不明的学生请到生源地进行查询或补档。

5.《新生入学登记表》需上交两份。因填写失误等原因需重新填写可在教务处网站自行下载填写。

二、第二阶段新生档案整理工作

各院(系)需将收集的新生档案材料按照如下流程进行整理:

(一)各院(系)需将每个新生上交的档案材料包括一份高中档案、一份团员档案、一份《新生入学登记表》统一归入教务处新发放的《北京社会管理职业学院学生档案袋》里,每人一袋。

特别注意:如果高中档案袋过大,将原高中档案袋拆除后再将其档案材料放入新发放的档案袋中;只需将一份《新生入学登记表》放入档案袋即可。

(二)各院(系)需认真填写档案袋封面,并做好标记,如学生上交了此项材料,请在对应的份数上标上“1”。

(三)另一份《新生入学登记表》需按学号及班级进行排列放好,每个班用夹子夹好。

(四)各院(系)应于新生报到一个月内将新生档案整理完毕并上交至教务处,并将《2017级新生档案材料转递清单》电子版与纸质版一份一并上交。

(五)各院(系)需认真核查学生上交档案材料情况,如发现学生的归档材料不全应及时通知学生补交。

档案材料收集工作是迎新工作的重要环节,各院(系)应高度重视并派专人负责。在档案材料收集及归档工作中如有疑问,可与教务处赵佳佳老师联系。

附件:2017级新生档案材料转递清单(另发excel表)

教 务 处

2017年9月1日

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