各院（系）：

2017级新生集中报到工作将于9月9日-10日进行。为了维护学生学籍档案的完整性，提高档案整理的效率，现将相关事宜通知如下：

一、第一阶段档案材料收集工作

（一）第一阶段档案材料收集工作主要放在迎新现场进行，由各院（系）负责。

（二）各院（系）需向新生收取三样档案材料：高中档案、团员档案（非必交材料）、两份《北京社会管理职业学院2017级新生入学登记表》（简称《新生入学登记表》）。

（三）注意事项

1.由于各地方归档要求不一样，新生上交的高中档案不尽相同，以学生上交的材料为准。

2.个别学生的团员材料有可能封存在高中档案袋里，无需取出。

3.请查看学生上交的团员材料中是否有团员证，如有请将团员证交还给学生，团员证不归档。

4.高中档案丢失或下落不明的学生请到生源地进行查询或补档。

5.《新生入学登记表》需上交两份。因填写失误等原因需重新填写可在教务处网站自行下载填写。

二、第二阶段新生档案整理工作

各院（系）需将收集的新生档案材料按照如下流程进行整理：

（一）各院（系）需将每个新生上交的档案材料包括一份高中档案、一份团员档案、一份《新生入学登记表》统一归入教务处新发放的《北京社会管理职业学院学生档案袋》里，每人一袋。

特别注意：如果高中档案袋过大，将原高中档案袋拆除后再将其档案材料放入新发放的档案袋中；只需将一份《新生入学登记表》放入档案袋即可。

（二）各院（系）需认真填写档案袋封面，并做好标记，如学生上交了此项材料，请在对应的份数上标上“1”。

（三）另一份《新生入学登记表》需按学号及班级进行排列放好，每个班用夹子夹好。

（四）各院（系）应于新生报到一个月内将新生档案整理完毕并上交至教务处，并将《2017级新生档案材料转递清单》电子版与纸质版一份一并上交。

（五）各院（系）需认真核查学生上交档案材料情况，如发现学生的归档材料不全应及时通知学生补交。

档案材料收集工作是迎新工作的重要环节，各院（系）应高度重视并派专人负责。在档案材料收集及归档工作中如有疑问，可与教务处赵佳佳老师联系。

附件：2017级新生档案材料转递清单（另发excel表）

教 务 处

2017年9月1日