各院（系）：

根据毕业生工作安排，现将2017届毕业生档案材料归档及档案转递相关事宜通知如下：

一、归档材料

归档材料主要包括学生个人高考档案袋、入团志愿书、新生入学登记表、个人奖惩材料、毕业体检表、实习考核材料、学业成绩表、毕业生登记表、报到证副本（即白联报到证）等。

二、归档工作要求

（一）收集

1.各院（系）需收集的归档材料包括：实习考核表（必交）、学生学业成绩单（必交）、毕业生登记表（必交）、报到证副本（必交）、毕业体检表（选交）、各种奖惩材料（选交）等。

2.需归档的奖励材料指的是校级及以上奖励的推荐表、登记表等材料的原件或其复印件加盖材料原件保管单位（部门）的公章。各种荣誉证书的复印件不予归档。

3.非各院（系）形成的归档材料请到材料形成部门领取。

（二）鉴定

各院（系）应做好各项归档材料的鉴定工作。归档材料应完整齐全、内容真实、文字清楚、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后才能归档。

（三）整理

1.各院（系）在收取归档材料时，需将每个学生的归档材料全部放在一起，夹在毕业生登记表中。夹在毕业生登记表中的材料从上到下顺序依次为：报到证副本、学生档案目录、实习考核表、学业成绩单、其他材料。

2.毕业生登记表的右上角需用铅笔写上学号。

3.各院（系）需将收取的归档材料按学号顺序依次排列进行整理。

4.成人教育学生的归档材料单独放在一起。

（四）统计

各院（系）按照教务处下发的《2017届毕业生档案材料转递清单》（另发excel表）以及《北京社会管理职业学院学生档案目录》（另发纸质版）进行统计与登记。

（五）转递

1.各院（系）按照如下时间将归档材料送至教务处学生档案管理办公室（教学办公楼119办公室）并协助做好档案整理工作。

社区服务系：6月26日上午

假肢矫形康复系：6月26日下午

生命文化学院：6月27日上午

民政管理系：6月27日下午

老年福祉学院：6月28日上午

社会工作系：6月28日下午

2.各院（系）送交归档材料时需一并上交《2017届毕业生档案材料转递清单》（电子版与纸质版均交）。

三、毕业生档案的转递

（一）转递方式

2017届毕业生的档案转递采用邮政特快专递（EMS），由教务处统一邮寄。

（二）转递时间

预定在7月份邮寄。

（三）接收地址

档案的接收地址为各地就业政策文件要求的地址。

四、其它

（一）各院（系）需有专人负责各项档案材料的收集、鉴定、整理、统计、转递工作。

（二）未派发报到证同学的档案（不包括专升本的同学）暂放学校，待派发报到证后再转递档案。

（三）报到证上显示为专科生结业同学的档案暂放学校，待结业转毕业，换发报到证后，再转递档案。

（四）成人教育学生的档案需自行领取，在领取毕业证书的同时领取档案。

（五）如有特殊原因需要学校留存档案或自领档案的，请与档案管理员赵佳佳老师联系。

附件：1.《2017届毕业生档案材料转递清单》（另发excel表）

2.《北京社会管理职业学院学生档案目录》（另发纸质版）

教 务 处

2017年5月18日